Belege im Moment erfassen
Sprache, Fotos, Dateien, Messwerte, Anlagen-IDs und Checklisten-Kontext bleiben am Befund, solange der Ort noch präsent ist.
Use Case · Außeneinsatz
Befunde vor Ort diktieren. Den Bericht vor der Abfahrt prüfen.
Dieser geplante mobile Workflow macht aus gesprochenen Befunden, Fotos und Messwerten einen strukturierten Auditbericht als Entwurf. Der Auditor prüft die Belege, korrigiert den Bericht und bleibt für Freigabe und Unterschrift verantwortlich. Das Szenario stammt aus Kundengesprächen und wurde von AutoMates noch nicht umgesetzt.
Auf einen Blick
Vollständigkeit vor der Abfahrt prüfen
Fehlende Fotos, Messwerte, Klassifikationen oder Rückfragen werden sichtbar, solange sie noch erhoben werden können.
Der Auditor bleibt Autor
KI strukturiert und entwirft. Die qualifizierte Person prüft Belege, ändert Formulierungen, verantwortet das Urteil und signiert.
Vor Ort
Den Befund einmal erfassen – ohne den Prüfablauf zu unterbrechen.
Die mobile Oberfläche sollte schneller als Handschrift und strukturierter als ein Diktiergerät sein. Sie folgt dem echten Auditablauf und den Belegen, die der Bericht braucht.
Natürlich sprechen
Der Auditor diktiert Beobachtung, Risiko, Kontext und Empfehlung. Das System trennt Fakten, Interpretation und Rückfrage, ohne Originalaufnahme oder Transkript zu verlieren.
Messbare Belege anhängen
Fotos, Messgeräte-Exporte, Werte, Dokumente, Anlagen-IDs und Zeitstempel werden dem richtigen Befund zugeordnet statt am Tagesende manuell sortiert.
Fehlendes sichtbar machen
Vor Abschluss vergleicht der Workflow die Belege mit Vorlage und Pflichtfeldern und fragt konkrete Lücken ab, statt einen scheinbar vollständigen Bericht zu erzeugen.
Vom Beleg zum Bericht
Feldeingaben in einen kontrollierten Dokumentenfluss übersetzen.
Struktur, Terminologie, Bewertung, Pflichtfelder und Signaturweg werden für Kunde und Audittyp festgelegt – nicht vom Modell erfunden.
Erfassen
Sprache, Text, Fotos, Messwerte, Dokumente und Orts- oder Anlagenkontext in einem mobilen Workflow sammeln.
Strukturieren
Jeden Punkt Vorlage, Befundkategorie, Anforderung, Schweregrad und Beleg zuordnen.
Prüfen
Widersprüche, fehlende Belege, unklare Verweise und Pflichtfelder vor Abschluss markieren.
Entwurf erstellen
Befunde, Management-Zusammenfassung, Korrekturmaßnahmen und Anhänge konsistent erzeugen und zur Quelle zurückverfolgbar halten.
Freigeben
Der Auditor prüft, korrigiert und signiert elektronisch. Nur die freigegebene Version wandert ins Dokumenten-, Qualitäts- oder Kundensystem.
Mehr als schneller schreiben
Die Qualität der Belege verbessern – nicht nur die Berichtsgeschwindigkeit.
Vermeidbare Nachbesuche verhindern
Eine Prüfung in Echtzeit kann fehlende Seriennummer, Fotos, Messwerte oder Klärungen erkennen, solange der Auditor vor Ort ist.
- Vorlagenspezifische Hinweise
- Belege an jedem Befund
- Unsicherheit sichtbar
Eine nutzbare operative Sicht schaffen
Einheitlich strukturierte, freigegebene Berichte zeigen wiederkehrende Befunde, offene Maßnahmen, risikoreiche Anlagen und Muster über Standorte hinweg.
- Rollenspezifischer Zugriff
- Trend- und Ausnahmeansichten
- Verweise auf signierte Originalberichte
Häufige Fragen
Antworten vor dem Gespräch.
Klare Antworten auf die praktischen Fragen vor dem ersten Gespräch.
Trifft KI die Auditentscheidung?
Nein. Sie kann Belege ordnen, Vollständigkeit prüfen, konfigurierte Logik anwenden und einen Bericht entwerfen. Das fachliche Urteil, Korrektur, Freigabe und Signatur bleiben beim Auditor.
Kann die bestehende Vorlage und Terminologie genutzt werden?
Ja, wenn Vorlage, Pflichtfelder, Begriffe, Bewertungsregeln und Beleganforderungen explizit vorliegen. Process Discovery klärt Varianten und Ausnahmen.
Was passiert bei schlechter Verbindung vor Ort?
Ein offline-toleranter Erfassungsfluss kann Teil des Designs sein. Lokalspeicherung, Synchronisation, Gerätesicherheit und Konfliktlösung müssen zur echten Umgebung und Datenempfindlichkeit passen.
AutoMates
Wie viel Audit-Arbeit passiert erst nach der Abfahrt?
Bringen Sie eine Berichtsvorlage, die Vor-Ort-Belege und den aktuellen Prüfweg. Wir suchen den kleinsten Workflow, der Zeit spart, ohne Fachverantwortung zu schwächen.