SAP bleibt führendes System
Der Workflow ergänzt die Finanzumgebung, statt ein Nebenbuch zu schaffen oder freigegebene Ergebnisse neu erfassen zu lassen.
Use Case · Finance
Finance prüft die Ausnahme. Das System bereitet den Abgleich vor.
Dieser geplante Workflow führt Zahlungs-, Rechnungs- und Überweisungsbelege zusammen und bereitet einen SAP-Abgleich zur Prüfung durch Finance vor. Er adressiert unvollständige Verwendungszwecke, Sammelzahlungen und wiederkehrende Ausnahmen – mit Freigabe durch Berechtigte. Das Szenario stammt aus Kundengesprächen und wurde von AutoMates noch nicht umgesetzt.
Auf einen Blick
Aufmerksamkeit für Ausnahmen
Klare Treffer folgen Regeln. Finance konzentriert sich auf unvollständige, mehrdeutige oder ungewöhnliche Fälle.
Freigabe folgt Verantwortung
Sicherheit, Wertgrenzen, Buchungskreise und Finanzrollen bestimmen Vorbereitung, Vorschlag, Freigabe und Eskalation.
Das wiederkehrende Problem
Die Zahlung ist sichtbar. Ihr Grund liegt verstreut.
Ein schwieriger Posten hat selten gar keine Daten. Die relevanten Belege liegen nur verteilt in Kontoauszug, SAP, Rechnungen, Avis, Postfächern und Erfahrungswissen.
Unvollständige Verwendungszwecke
Name, Betrag oder Freitext des Zahlers identifizieren den offenen Posten nicht eindeutig. Ein Mensch durchsucht mehrere Ansichten.
Viele-zu-viele-Realität
Eine Zahlung kann mehrere Rechnungen abdecken; Abzüge, Gebühren, Währungen oder Teilzahlungen brechen einfache Eins-zu-eins-Regeln.
Wiederkehrende Ausnahmen bleiben manuell
Teams erkennen dieselben Muster immer wieder, aber die Begründung bleibt in Erfahrung statt in einer kontrollierten Regel.
Der vorgeschlagene Workflow
Eine belegte Lösung im bestehenden Finanzprozess vorbereiten.
SAP-Version, Schnittstellen, Berechtigungen, Buchungsregeln und Freigaben werden in Process Discovery geklärt. Danach wird der Workflow auf das sicher Machbare zugeschnitten.
Relevante Belege zusammenführen
Ungeklärten Kontoauszugsposten und erlaubte SAP-Daten lesen, dann Avis, Rechnung, Kundenkorrespondenz oder eine freigegebene Ausnahmeregel ergänzen.
Mögliche Abgleiche erzeugen
Deterministische Regeln mit KI-gestützter Interpretation kombinieren, wenn Verweise unstrukturiert sind. Kandidaten, Abweichungen, Annahmen und Quellen sichtbar machen.
Nach Sicherheit und Befugnis routen
Einfache Fälle folgen freigegebenen Regeln. Mehrdeutige, wertvolle oder ungewöhnliche Posten landen mit Vorschlag und Belegen in der richtigen Finance-Warteschlange.
Freigegebenes Ergebnis zurückschreiben
Nach Bestätigung oder Korrektur durch die befugte Person wird das erlaubte Ergebnis in SAP dokumentiert – inklusive nachvollziehbarer Spur.
Die operative Sicht
Eine kleinere Warteschlange und bessere Entscheidungen für Finance.
Ziel ist nicht maximale Autonomie, sondern weniger Suche, weniger Nacherfassung und klare Kontrolle dort, wo Fachurteil zählt.
Für das Finance-Team
Jede Ausnahme kommt mit wahrscheinlichem Treffer, Belegen, ungeklärter Differenz und nächstem Vorschlag.
- Nach Gesellschaft, Wert, Alter oder Sicherheit filtern
- Quellbelege neben dem Vorschlag sehen
- Korrigieren oder freigeben, ohne den Fall neu aufzubauen
Für Prozessverantwortliche
Wiederkehrende Fehlerbilder werden sichtbar genug, um Stammdaten, Verweise, Regeln und vorgelagerte Arbeit zu verbessern.
- Volumen und Alter der Ausnahmen verfolgen
- Bearbeitungszeit und Korrekturrate messen
- Wiederholte Lösungen in kontrollierte Regeln überführen
Häufige Fragen
Antworten vor dem Gespräch.
Klare Antworten auf die praktischen Fragen vor dem ersten Gespräch.
Funktioniert das mit unserer bestehenden SAP-Umgebung?
Möglicherweise. Entscheidend sind SAP-Produkt und Version, Schnittstellen, Kontoauszugssetup, Berechtigungen, Postfächer und Freigaben. Process Discovery klärt den tragfähigen Integrationsweg vor einem Build.
Bucht KI direkt in SAP?
Das ist nicht erforderlich. Der Workflow kann eine Lösung vorbereiten und routen, während eine befugte Finance-Person die folgenreiche Aktion freigibt. Direkte Ausführung kommt nur bei klar begrenzten, auditierbaren Fällen infrage.
Wie soll die Verbesserung gemessen werden?
Sinnvolle Größen sind automatischer Trefferanteil, Bestand und Alter ungeklärter Posten, Bearbeitungszeit, Korrekturrate und der Anteil wiederkehrender Ausnahmen, die in zuverlässige Regeln überführt werden.
AutoMates
Wie viel Finance-Zeit binden offene Prüffälle?
Bringen Sie einen Abstimmungsprozess, seine wiederkehrenden Ausnahmen und die umgebenden Systeme. Wir prüfen, ob der manuelle Aufwand groß und stabil genug für Automatisierung ist.