Arbeitsunterlage

Ist dieser Prozess teuer genug, um ihn zu verbessern?

Ein praktisches Arbeitsbuch, mit dem Sie einen wiederkehrenden Prozess prüfen können, bevor Sie ein Gespräch buchen oder in Automatisierung investieren.

Wir bewerten den Prozess, nicht die Person. Gute Teams kompensieren oft kaputte Übergaben, Doppelarbeit und Lücken zwischen Systemen.

Zeit: 20–30 Minuten
Arbeitsbuch: 8 Seiten zum Ausdrucken
Ergebnis: Weiter, eingrenzen oder stoppen

Beginnen Sie mit einem Prozess. Konkrete Angaben sind wichtiger als Vollständigkeit. ↓

Die Arbeit auswählen

Wählen Sie einen wiederkehrenden Prozess.

Suchen Sie Arbeit, bei der qualifizierte Menschen Zeit für Schritte aufwenden, die kein Urteilsvermögen brauchen: Daten kopieren, Status verfolgen, Dokumente neu erstellen, vermeidbare Fehler korrigieren oder eine Excel-Tabelle neben dem Fachsystem pflegen.

ProzessnameWo beginnt der Prozess?Wo soll der Prozess enden?Welches Team oder welche Rolle verantwortet das Ergebnis?Welche weiteren Teams oder externen Partner sind beteiligt?

Reibung konkret machen

Beschreiben Sie das Problem anhand konkreter Beobachtungen.

Beschreiben Sie, was Menschen tun und was das Unternehmen erlebt. „Das System nervt“ ist schwer zu verbessern; wiederkehrendes Warten, Nacharbeit, Fehler, Übergaben und Beschwerden lassen sich messen.

Was macht diesen Prozess heute unnötig aufwendig?Wo entsteht die größte Verschwendung von Zeit oder Geld?Welches Problem tritt am häufigsten auf: manuelle Arbeit, Fehler, Wartezeiten, Nacharbeit, unklare Verantwortung oder Beschwerden?Wer spürt das Problem am stärksten?Was passiert, wenn sich in den nächsten 6–12 Monaten nichts ändert?

Starkes Signal

„Drei Personen verbringen jede Woche etwa zehn Stunden mit dem Abgleich; der Monatsabschluss verschiebt sich um zwei Tage.“

Schwaches Signal

„Es wäre interessant, hier etwas zu automatisieren.“

Eine erste Basis schaffen

Schätzen Sie die jährlichen Prozesskosten.

Diese Schätzung dient als Entscheidungsgrundlage und ist keine testierte Kalkulation. Verwenden Sie realistische Rollenwerte und ergänzen Sie wiederkehrende Lizenzen, externe Unterstützung und vermeidbare Nacharbeit.

Arbeitgeberkosten pro StundeMonatsbrutto × 1,25 ÷ 150

Monatliche PersonalkostenPersonen × Prozessstunden × Stundensatz

Jährliche Prozesskosten(Personal + Zusatzkosten) × 12

Rolle	Personen	Stunden / Monat	Brutto € / Monat	Monatskosten
				—
				—
				—
Zusatzkosten pro Monat

Geschätzte Summe pro Monat—

Geschätzte Summe pro Jahr—

Einordnung · Faustregel

Jährliche Prozesskosten	Bedeutet meist
Unter 10.000 €	Oft zu klein, außer die Lösung ist sehr einfach
10.000–30.000 €	Kann sich bei geringer Komplexität lohnen
30.000–100.000 €	Gut für eine Process Discovery geeignet
100.000 €+	Hohes Potenzial, wenn Beteiligte und IT-Aufwand überschaubar sind

Aufwand der Umsetzung prüfen

Nehmen Sie eine erste Einschätzung der Komplexität vor.

Auch ein wertvoller Prozess kann das falsche erste Projekt sein. Wählen Sie je Zeile eine Stufe. Das Ergebnis gibt eine erste Orientierung und zeigt, welche Punkte in einer Process Discovery genauer untersucht werden sollten.

Signal	Niedrig	Mittel	Hoch
Abteilungen	1	2–3	4+
Systeme	1–2	3–5	6+ / Altsysteme
Datensensibilität	Gering	Kunden / Finanzen	Mitarbeiter / Recht / reguliert
Ausnahmen	Wenige	Einige	Viele / unklar
IT-Abhängigkeit	Gering	Mittel	Formale Freigabe nötig

Komplexitätssignal—

Welche Abhängigkeit oder Ausnahme könnte das Projekt überraschen?

Schützen, was wichtig ist

Entscheiden Sie, was nicht automatisiert werden soll.

Die stärkste Automatisierungsgrenze wird vor der Umsetzung entworfen. Belassen Sie Urteilsvermögen, Verantwortung, sensible Kommunikation und ungewöhnliche Ausnahmefälle nachvollziehbar in menschlicher Hand.

Wo ist menschliches Urteilsvermögen wirklich wichtig?Was funktioniert heute gut und soll unverändert bleiben?Welche Veränderung würde berechtigten internen Widerstand auslösen?Welche Handlungen oder Entscheidungen brauchen immer eine ausdrückliche Freigabe?

Die Erkenntnisse nutzen

Treffen Sie eine vorläufige Entscheidung.

Das Ziel ist nicht, Automatisierung zu rechtfertigen. Ziel ist ein verantwortungsvoller nächster Schritt auf Grundlage von Nutzen, Verantwortlichkeiten und Umsetzungsrisiken.

Aus dem Arbeitsblatt eine Handlung machen

Wählen Sie den kleinsten glaubwürdigen nächsten Schritt.

Behalten Sie das ausgefüllte Arbeitsbuch. Es bleibt nützlich, egal ob Sie intern weitermachen, mit AutoMates sprechen oder diesen Prozess bewusst nicht automatisieren.

1

Kostenloses Erstgespräch

Ein kostenloses Gespräch von 30–45 Minuten zu grundsätzlicher Eignung, grobem Potenzial und offensichtlichen Hürden. Es ist noch keine vollständige Prozessaufnahme.

2

Bezahlte Process Discovery

Ein klar abgegrenztes Entscheidungsdokument mit Ist-Prozess, Kostenbasis, Rahmenbedingungen, Potenzial und der Empfehlung, umzusetzen, einzugrenzen oder zu stoppen.

3

Umsetzung

Nur wenn der Business Case überzeugt. Leistungsumfang, Kontrollen, erwartete Einsparung und Abnahmekriterien stehen vor Beginn der Umsetzung fest.

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